Техническое задание на CRM для учебного центра: что пишет центр, что — разработчик

Avada · Проверено: 27 октября 2026 года · Источники — в конце статьи

Коротко

Документов два. Центр простым языком пишет требования; разработчик на их основе пишет техническое задание (ТЗ), центр его читает, правит и подписывает (наш совет).
Работу принимают по подписанному ТЗ, приложенному к договору. Там, где условий договора нет или они неполны, работа должна соответствовать требованиям, обычно предъявляемым к работе такого рода (Гражданский кодекс, ст. 647); для CRM учебного центра такие требования не перечисляет ни один документ (наше толкование).
Правила расчётов — ученик, пришедший в середине месяца, скидка, возврат, оплата преподавателя — распишите сами, с примерами (наш совет).
Три раздела напишите отдельно: перенос из Excel, тесты приёмки, обязанности самого центра (наш совет).
Каждое изменение после подписания оформляйте письменным дополнением (наш совет).

Содержание

Два документа: требования и техническое задание
Что написать в требованиях
Правила расчётов пишет центр
Перенос из Excel: отдельный раздел
Этапы и приёмка
Обязанности центра
Изменения и персональные данные
Как проверить ТЗ разработчика
Нужен ли стандарт

Два документа: требования и техническое задание

Создание системы на заказ обычно оформляют как подряд (наше толкование): подрядчик выполняет работу по заданию заказчика и сдаёт результат в установленный срок (Гражданский кодекс, ст. 631).

Работу удобно разделить на две части (наш совет):

Требования пишет центр — простым языком, на нескольких страницах: как мы работаем сегодня, что должно измениться, кто будет пользоваться, как мы проверим результат. Хорошие требования понятны и человеку, который не знает ваш центр.
Техническое задание пишет разработчик на основе требований: экраны, данные, интеграции, этапы, срок и цена каждого этапа. Центр читает, правит и подписывает; ТЗ становится приложением к договору.

Разработчику, который просит «прислать ТЗ», пришлите требования и попросите ТЗ в ответ (наш совет). Написать подробное ТЗ — отдельная работа, некоторые разработчики делают его первым этапом (наше толкование). Не берите чужое ТЗ: процессы в каждом центре свои (наш совет).

Что написать в требованиях

Термины — словами ваших сотрудников: «лид — человек, который интересуется курсом и ещё не платил», «долг — сумма, не оплаченная к 1-му числу месяца».
Цели, которые можно проверить. Не «чтобы было удобно», а «каждая заявка из Instagram или Telegram — в CRM за 15 минут», «в начале месяца список должников сходится с кассой».
Как работает сегодня. Приложите настоящие файлы: таблицы учеников, групп, оплат и долгов, журнал посещаемости. Имена и телефоны замените (наш совет).
Роли по филиалам. Директор — все филиалы; администратор филиала — свой филиал; преподаватель — свои группы, отмечает посещаемость, денег не видит; кассир; бухгалтер, который считает зарплату.
Процессы: кто, что, когда. Заявка → звонок → пробный урок → группа → первая оплата. Группы и расписание: в одной аудитории или у одного преподавателя не должно быть двух групп одновременно. Перевод между группами и филиалами, заморозка, уход.
Посещаемость. Статусы (был; не был, предупредил; не был, не предупредил), кто отмечает и до какого времени после урока.
Отчёты — каждый со столбцами и периодом. Не «все отчёты», а «Должники: ученик, группа, филиал, сумма, сколько дней просрочки».
Уведомления. По какому событию, кому и когда: напоминание об оплате в начале месяца, сообщение родителям о пропуске.
Интеграции — каждая отдельно: какие данные и в какую сторону. После оплаты через Payme или Click месяц у ученика сам отмечается как оплаченный; SMS-сервис; Telegram-бот; форма на сайте. Запишите и то, кто платит за внешний сервис.
Технические требования. Сколько пользователей одновременно (например, в 18:00 все администраторы и преподаватели), работа с телефона, узбекский и русский языки, свой логин у каждого, журнал действий, резервные копии: как часто, где хранятся, за сколько часов восстанавливаются.
Чего на этом этапе нет: «мобильное приложение, бухгалтерия и LMS — позже».

Правила расчётов пишет центр

Подрядчик самостоятельно определяет способы выполнения задания заказчика, если иное не предусмотрено договором (ст. 632), а то, чего в договоре нет, остаётся на «обычные требования» (ст. 647). Поэтому правила расчётов распишите сами, по шагам (наш совет):

сколько платит за первый месяц ученик, пришедший 12-го числа;
как считается частичная оплата и с какого дня начинается долг;
скидка братьям и сёстрам, скидка за несколько курсов;
замороженный месяц, отменённый урок или урок, выпавший на праздник;
баланс и долг ученика при переводе в другой филиал;
какие деньги возвращаются, если ученик уходит;
оплата преподавателя: за проведённый урок, за пришедшего ученика или фиксированная.

К каждому правилу напишите один пример с числами: потом он станет тестом приёмки.

Перенос из Excel: отдельный раздел

Запишите в этом разделе:

какие файлы и какие столбцы переносятся;
кто их чистит: телефоны в едином формате, у каждого несовершеннолетнего ученика — контакт родителя;
пробный перенос одной группы — до переноса всех;
как в день перехода сверяют долги.

Без такого раздела в ТЗ переносом не займётся никто (наш совет). Когда центр вырастает из Excel — CRM или Excel.

Этапы и приёмка

Этапы. У каждого — результат, срок и доля сметы. Промежуточные сроки запишите в договор: если договором не предусмотрено иное, подрядчик отвечает и за их нарушение (ст. 635). В первый этап — то, что нужно каждый день: заявки, группы и расписание, посещаемость, оплаты и долги; во второй — зарплата, отчёты, Telegram-бот, кабинет родителя (наш совет).
Тесты приёмки пишутся заранее. Их проводит администратор самого центра на своих данных, у каждого — «прошёл» или «не прошёл»: «администратор второго филиала не может открыть кассу первого», «ученику, добавленному 12-го числа, начислена верная сумма» (наш совет).
Найденный недостаток записывается в акт: заказчик, обнаруживший недостатки при приёмке, вправе ссылаться на них потом, только если в акте или ином документе, удостоверяющем приёмку, оговорены эти недостатки либо возможность позже потребовать их устранения (ст. 646).

Приёмка, гарантия, права на код и порядок выхода из договора — на странице Выбор разработчика.

Обязанности центра

Заказчик обязан в случаях, в объёме и в порядке, предусмотренных договором подряда, оказывать подрядчику содействие. Если он этого не делает, подрядчик вправе требовать возмещения убытков, включая дополнительные издержки, вызванные простоем, либо переноса сроков выполнения работы, либо увеличения указанной в договоре цены (ст. 645). Поэтому запишите в ТЗ и обязанности центра (наш совет):

ответственный сотрудник и срок его ответа на вопросы, в рабочих днях;
файлы и дату их передачи;
тестовый доступ к кабинетам Payme, Click и SMS-сервиса;
время на обучение сотрудников каждого филиала.

Изменения и персональные данные

Изменения. После подписания обязательно появится «давайте ещё и это». Каждое изменение оформляйте письменным дополнением: что добавляется, как это влияет на срок и цену (наш совет). Приблизительная или твёрдая смета и её превышение (ст. 636) — на странице Выбор разработчика.

Персональные данные. Добавьте в ТЗ такие строки (наш совет):

только нужные поля: закон требует от собственника и (или) оператора утверждать состав персональных данных, необходимый и достаточный для выполнения ими задач (ЗРУ-547, ст. 31);
где хранится письменное, в том числе электронное, согласие родителей (опекунов, попечителей) каждого несовершеннолетнего ученика (ст. 21);
в какой стране и на чьём сервере размещена база (ст. 27¹), кто может её выгрузить и фиксируется ли выгрузка в журнале (ст. 27).

Сам закон — Персональные данные: закон.

Как проверить ТЗ разработчика

Положите рядом свои требования и присланное ТЗ и пройдите по пунктам (наш совет):

каждый пункт требований есть в ТЗ — или прямо записан в разделе «чего нет»;
роли расписаны по филиалам: кто что видит и кто что может менять;
у каждого правила расчётов есть ваш пример с числами и ожидаемым результатом;
у каждого этапа — результат, срок, доля сметы и тесты приёмки;
перенос из Excel и обязанности центра — отдельными разделами, с датами;
есть строки о персональных данных и резервных копиях;
не осталось слов «и т. д.», «при необходимости», «удобный»: их нельзя проверить при приёмке.

Каждый пункт, который вы не можете отметить, — вопрос разработчику до подписания.

Нужен ли стандарт

В Узбекистане стандарты применяются добровольно, кроме случаев, когда нормативно-правовой акт ссылается на обязательное соблюдение стандарта. Но если исполнитель заявляет о соответствии своей продукции (по закону — и услуг) стандарту, в том числе в договоре, его требования становятся для него обязательными (Закон «О стандартизации», ст. 22).

Межгосударственный стандарт на ТЗ для автоматизированной системы — ГОСТ 34.602-2020; согласно предисловию, за его принятие голосовал Узстандарт. Для учебного центра он не обязателен (наше толкование), но его перечень разделов пригодится для проверки ТЗ (наш совет). Если сошлётесь на него в договоре, учтите: в ТЗ должны быть все десять обязательных разделов, а где требований нет, в разделе так и пишут (наше толкование).