Кадровая система и приём на работу: что нужно организации?

Avada · Проверено: 26.10.2026

Короткий ответ. Трудовые договоры и электронные трудовые книжки ведутся в государственной «Единой национальной системе труда». Работодатель обязан своевременно зарегистрировать в ней договор через my.mehnat.uz. Сведения о бумажном договоре вносятся в течение пяти рабочих дней со дня его заключения. Остальное организация тоже делает сама: публикует вакансии, принимает заявки, проводит собеседования и конкурсы, запрашивает только предусмотренные законодательством документы и издаёт приказ о приёме. Если работодатель — государственный орган или государственная организация, сведения о паспорте и трудовой книжке он сам запрашивает у соответствующих государственных органов и организаций (ст. 124 Трудового кодекса). Остальным работодателям эти документы предъявляет сам кандидат. Наше толкование: получить согласие кандидата и уничтожить данные, которые больше не нужны, — также дело организации. С 27.03.2026 базу кандидатов без биометрических и генетических данных можно при выполнении одного из трёх условий хранить и за рубежом (см. ниже; наше толкование).

Что происходит в государственной системе, а что делает организация

В государственной системе (это делает работодатель):

• своевременно, через my.mehnat.uz, регистрирует заключение и прекращение трудового договора, изменения и дополнения к нему (Трудовой кодекс, ст. 25 и 109);
• если договор заключается в электронной форме, оформляет его прямо в системе (ст. 106).

Электронная трудовая книжка при этом формируется в системе автоматически: при заключении, регистрации, изменении или прекращении договора (ст. 125).

Внутри организации работодатель:

• публикует вакансии и принимает заявки;
• знакомит кандидата с содержанием работы, условиями труда и локальными актами, проводит собеседования и конкурсы (ст. 123);
• требует только документы, предусмотренные Трудовым кодексом и другими актами законодательства (ст. 124);
• издаёт приказ о приёме и объявляет его работнику под роспись (ст. 127);
• получает согласие кандидата, хранит и уничтожает его данные.

Обратите внимание: государственная система — это реестр, а не инструмент подбора. Не дублируйте в своей системе то, что уже есть в государственной; пусть ваша система ведёт кандидата от заявки до приказа (наше толкование).

Порядок приёма на работу

Стадиям приёма на работу в Кодексе посвящена отдельная статья (ст. 122). Ниже — этапы в том порядке, в каком они идут на практике, со ссылкой на статью Кодекса, если она есть.

1. Вакансия и заявка. Форма заявки собирает персональные данные, поэтому согласие на их обработку нужно получить уже здесь (см. ниже).
2. Ознакомление, собеседование и конкурс. До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить кандидата с содержанием работы, условиями труда, правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными локальными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. Работодатель вправе проводить собеседования с лицами, поступающими на работу. Если проводится конкурс, о его дате работодатель уведомляет кандидата не менее чем за одну неделю. Работодатель вправе предусмотреть конкурсный порядок приёма: на основании положения либо, если конкурсный отбор и его порядок установлены законодательством, в соответствии с ним (ст. 123). Конкурс на должность преподавателя в вузе или колледже проводится на этом этапе (наше толкование); установлен ли его порядок у вас положением или законодательством, выясните с юристом. Сама ст. 123 конкурс обязательным не делает, поэтому там, где конкурс не установлен другими актами законодательства, может быть достаточно собеседования (наше толкование).
3. Документы. Запрашиваются те из пяти документов, перечисленных в ст. 124, которые относятся к кандидату, и предусмотренные для такого приёма другими статьями Трудового кодекса или другими актами законодательства; требовать иные запрещено (ст. 124; см. ниже).
4. Трудовой договор. Заключается в письменной (бумажной или электронной) форме не менее чем в двух экземплярах, имеющих одинаковую силу; электронный договор оформляется в «Единой национальной системе труда» (ст. 106).
5. Приказ. Приём на работу оформляется приказом работодателя; основанием для приказа служит заключённый с работником трудовой договор. Приказ объявляется работнику под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы (ст. 127).
6. Регистрация. Заключение и прекращение договора, а также изменения и дополнения к нему подлежат обязательной регистрации в системе (ст. 109); работодатель обязан делать это своевременно (ст. 25). Электронный договор заключается прямо в системе; сведения о бумажном договоре вносятся в систему в течение пяти рабочих дней со дня его заключения (Положение № 971, пп. 24¹ и 25).

Какие документы можно требовать, а какие нельзя

Лицо, поступающее на работу, предъявляет следующие документы (ст. 124):

• паспорт либо заменяющий его документ или идентификационную ID-карту (лица до шестнадцати лет — свидетельство о рождении или ID-карту);
• трудовую книжку в бумажной форме или выписку из электронной трудовой книжки, заверенную по последнему месту работы (кроме поступающих на работу впервые; совместители предъявляют справку с основного места работы);
• военный билет либо приписное удостоверение — для военнообязанных или призывников;
• диплом об окончании высшей или средней специальной, профессиональной образовательной организации, удостоверение (сертификат) на право выполнения данной работы либо иной соответствующий документ — при поступлении на работу, к выполнению которой могут быть допущены только лица, имеющие специальное образование или специальную подготовку;
• персональный идентификационный номер физического лица (ПИНФЛ).

Если работодатель — государственный орган или государственная организация, сведения о паспорте и трудовой книжке он сам запрашивает у соответствующих государственных органов и организаций, в том числе через межведомственные интеграционные платформы в информационных системах (ст. 124). Остальным работодателям эти документы предъявляет сам кандидат. Требовать документы, не предусмотренные Трудовым кодексом и другими актами законодательства, запрещено (ст. 124). Значит, сверх пяти документов можно требовать только те, что предусмотрены для такого приёма другими статьями Трудового кодекса или другими актами законодательства. Например, для педагогических должностей другие акты законодательства могут требовать дополнительные документы: выясните, какой акт их требует (наше толкование).

На практике: для каждого обязательного поля анкеты и формы заявки спросите себя, какая норма Трудового кодекса или другого акта законодательства его требует. Если ответа нет, сделайте поле необязательным или уберите его. Рекомендательные письма или справка о зарплате с прежнего места работы такую проверку обычно не проходят (наше толкование).

Данные кандидата: согласие, хранение, уничтожение

Закон «О персональных данных» (ЗРУ-547) отвечает на три вопроса:

• Согласие. Кандидат (субъект персональных данных) может дать согласие на обработку в любой форме, которая позволяет подтвердить, что согласие получено (ст. 21). Для специальных персональных данных (например, сведений о здоровье или судимости, ст. 25) нужно письменное согласие, в том числе в форме электронного документа. Пусть форма заявки сохраняет отметку о согласии и время его получения.
• Срок хранения. Данные хранятся, пока не достигнута цель их сбора и обработки (ст. 10).
• Уничтожение. Данные уничтожаются, когда цель обработки достигнута, когда согласие отозвано или истёк указанный в нём срок, а также по вступившему в силу решению суда (ст. 17). Данные отклонённого кандидата собраны для решения по конкретной вакансии; когда решение принято, эта цель достигнута. Но если отклонённый кандидат потребует, работодатель обязан в трёхдневный срок дать письменное обоснование причин отказа (Трудовой кодекс, ст. 119), а в споре законность отказа доказывает работодатель (ст. 120). Поэтому срок хранения записи об отказе (кто, какая вакансия, когда, по какой причине) определите с юристом; остальные данные уничтожьте. Хранить его данные для следующих вакансий — только с отдельным согласием (наше толкование).

Где можно хранить данные: изменение 2026 года

Статья 27¹ Закона «О персональных данных» действует в редакции Закона от 26.03.2026 № ЗРУ-1125 (он вступил в силу со дня официального опубликования; на lex.uz — 27.03.2026). По ней на территории Республики Узбекистан должны храниться:

• биометрические данные физических лиц;
• генетические данные физических лиц;
• данные физических лиц — пользователей услуг операторов телекоммуникаций, осуществляющих деятельность в Узбекистане.

Наше толкование: третий пункт касается данных, которые операторы связи ведут о пользователях своих услуг (в официальном узбекском тексте закона — «операторларидаги», «у операторов»). Номер телефона, который кандидат указал в заявке, сюда не относится.

Если выполнено одно из трёх условий ниже, остальные персональные данные можно хранить и обрабатывать и за пределами Узбекистана. «Оператор» в этих условиях — не оператор связи, а тот, кто обрабатывает данные; здесь это прежде всего сам работодатель:

• иностранное государство признано обеспечивающим адекватную защиту (перечень таких государств устанавливает Кабинет Министров: постановление от 29.07.2026 № 415, вступило в силу 03.08.2026);
• оператор принял и соблюдает стандартные договорные условия или обязательные корпоративные правила, отвечающие требованиям уполномоченного государственного органа;
• оператор соблюдает международные стандарты, перечень которых утверждает уполномоченный государственный орган.

Сама передача данных за рубеж регулируется ст. 15 (трансграничная передача): передавать их в государство, не обеспечивающее адекватную защиту, можно, в частности, при согласии кандидата (субъекта данных).

Наше толкование: значит, передача за рубеж и хранение за рубежом — разные вопросы. Согласие кандидата может быть основанием для передачи данных за рубеж (ст. 15). Но чтобы хранить и обрабатывать их за рубежом, всё равно нужно одно из трёх условий выше: согласие их не заменяет, ст. 27¹ не делает исключения для согласия. Если в базе нет биометрических или генетических данных, базу резюме и контактов кандидатов при выполнении одного из трёх условий теперь можно хранить и за рубежом, в том числе в облачном сервисе или онлайн-таблице. Третий пункт (операторы связи) к базе кандидатов не относится (см. выше). Утверждение «все данные граждан — только в Узбекистане», которое встречается в публикациях до 2026 года, устарело.

На практике (онлайн-форма, таблица или облачная система подбора):

• Сначала проверьте, есть ли государство, где хранятся и обрабатываются данные (у облачного сервиса — каждое), в перечне постановления № 415 (lex.uz/docs/8371371; текст акта — на узбекском языке). Это первое условие; его вы можете проверить сами.
• Если государства в перечне нет, выясните с юристом, выполняете ли вы одно из двух других условий и есть ли основание для передачи по ст. 15 (например, согласие кандидата). До тех пор храните базу в Узбекистане.
• Если вы уже работаете с зарубежным облачным сервисом подбора, запросите у поставщика письменно: в каких государствах хранятся и где обрабатываются данные; какие стандартные договорные условия или обязательные корпоративные правила он принял и каким международным стандартам следует (второе и третье условия выше). Ответ и договор покажите юристу.
• Поставщик, который обрабатывает данные на своих серверах, тоже может быть оператором; если же он третье лицо, которому вы поручили обработку, для этого тоже нужно основание (ст. 31; например, письменное, в том числе электронное, согласие кандидата); кто должен выполнить второе или третье условие, определит юрист (наше толкование).
• Относятся ли копия паспорта, фотография и запись видеособеседования к биометрическим данным, тоже выясните с юристом. Пока ответа нет, храните их в Узбекистане.

Подробнее: Персональные данные: закон.

Что должна делать кадровая система

1. Сайт вакансий и форма заявки — удобные для телефона, на узбекском и русском языках (при необходимости и на каракалпакском).
2. Единая база кандидатов: этапы по каждой вакансии, обязательная причина отказа.
3. Ознакомление, собеседования и конкурсы: отметка о том, с какими внутренними документами ознакомлен кандидат; дата, комиссия, оценочный лист; уведомление о конкурсе не менее чем за неделю (ст. 123).
4. Перечень документов: те из пяти по ст. 124, что относятся к кандидату, и предусмотренные для такого приёма другими статьями Трудового кодекса или другими актами законодательства; у каждого дополнительного документа указан акт, который его требует. Для государственного органа или государственной организации перечень показывает, что сведения о паспорте и трудовой книжке работодатель запрашивает сам (ст. 124; см. выше).
5. Кандидат видит статус своей заявки без учётной записи, по номеру заявки и коду, пришедшему на его телефон.
6. Согласие и сроки: время получения согласия сохраняется; после отказа кандидату, не дожидаясь закрытия вакансии, его данные уничтожаются или запрашивается отдельное согласие; запись об отказе хранится отдельно в течение срока, определённого юристом (см. выше: данные отклонённого кандидата).
7. Переход к приказу: проект приказа на основе договора. Система напоминает о двух сроках: объявить приказ в течение трёх дней со дня начала работы и внести бумажный договор в систему в течение пяти рабочих дней.
8. Кто что видит: доступ по ролям и история изменений (кто, что, когда); отчёты по источникам кандидатов, этапам и подразделениям.
9. Место хранения: по умолчанию база — на серверах в Узбекистане; на зарубежный сервер её переносят, только когда выполнено одно из трёх условий ст. 27¹; копии паспортов, фотографии и записи видеособеседований остаются в Узбекистане.

Чего система не делает: регистрация договора и электронная трудовая книжка остаются в «Единой национальной системе труда». Расчёт зарплаты, учёт рабочего времени и отпусков — дело другой системы. Договор и внутренние документы организации всё равно проверяет юрист.

Пример: кадровый модуль Avada

На странице кейса Zarmed University на avada.uz модуль «Кадры и найм» отмечен как работающий. Регистрацию договора через my.mehnat.uz модуль не выполняет: это делает сама организация.

Вопросы и ответы

Какие документы требуются при приёме на работу? Те из пяти документов ст. 124 Трудового кодекса, которые относятся к кандидату, и документы, предусмотренные для такого приёма другими статьями Кодекса или другими актами законодательства. Документы из ст. 124: паспорт или ID-карта; трудовая книжка или выписка из электронной трудовой книжки (кроме поступающих на работу впервые); военный билет или приписное удостоверение (для военнообязанных и призывников); для работы, требующей специального образования или подготовки, — диплом, удостоверение (сертификат) на право выполнения работы или иной соответствующий документ; персональный идентификационный номер (ПИНФЛ). Государственный орган или государственная организация сведения о паспорте и трудовой книжке запрашивает сам (ст. 124). Требовать документы, не предусмотренные Трудовым кодексом и другими актами законодательства, запрещено.

Где и когда регистрировать трудовой договор? В «Единой национальной системе труда» (Трудовой кодекс, ст. 109), через my.mehnat.uz; работодатель обязан сделать это своевременно (ст. 25). Электронный договор заключается прямо в системе; сведения о бумажном вносятся в систему в течение пяти рабочих дней со дня заключения (пп. 24¹ и 25 Положения № 971).

Сколько можно хранить данные отклонённого кандидата? До достижения цели их сбора и обработки (ЗРУ-547, ст. 10); по достижении цели данные уничтожаются (ст. 17). Запись об отказе сохраните: кандидат может запросить письменное обоснование отказа или обжаловать его; срок определите с юристом (Трудовой кодекс, ст. 119 и 120). Чтобы хранить их для следующих вакансий, получите у кандидата отдельное согласие (наше толкование).

Можно ли держать базу кандидатов на зарубежном сервере? Можно, при двух условиях:

• в базе нет ни биометрических, ни генетических данных, ни данных, которые хранятся у операторов связи (их ст. 27¹ Закона «О персональных данных» требует хранить в Узбекистане; по нашему толкованию, номер телефона в заявке к ним не относится);
• выполнено хотя бы одно из трёх условий ст. 27¹. Первое из них (есть ли в перечне постановления № 415 каждое государство, где хранятся и обрабатываются данные) вы можете проверить сами.

Согласие кандидата может быть основанием для передачи за рубеж (ст. 15), но условий ст. 27¹ для хранения за рубежом оно не заменяет (наше толкование). Пока не ясно, относятся ли копия паспорта, фотография и запись видеособеседования к биометрическим данным, храните их в Узбекистане. Подробнее и о том, что уточнить у юриста, — в разделе «Где можно хранить данные» выше.

Что должна делать система, если проводится конкурс (например, на должность преподавателя в вузе или колледже)? Фиксировать, что кандидата уведомили о дате конкурса не менее чем за неделю (Трудовой кодекс, ст. 123), а также оценки комиссии и статус каждого кандидата.

Один шаг: откройте демо кадрового модуля — сайт вакансий, заявка и доска рекрутера.

Это общая информация, а не юридическая консультация. Покажите форму заявки и внутренние кадровые документы организации юристу.

Источники (lex.uz, русский текст; Проверено: 26.10.2026):

• Трудовой кодекс (принят 28.10.2022, вступил в силу 30.04.2023): ст. 25, 106, 109, 119, 120, 122, 123, 124, 125, 127 — lex.uz/ru/docs/6257291
• Положение о порядке заключения электронных трудовых договоров, регистрации трудовых договоров, формирования и ведения электронных трудовых книжек в межведомственном программно-аппаратном комплексе «Единая национальная система труда» (приложение № 1 к постановлению Кабинета Министров от 05.12.2019 № 971; п. 25 на lex.uz помечен «Неофициальный перевод»): пп. 24¹ и 25 — lex.uz/ru/docs/4630025
• Закон «О персональных данных» (ЗРУ-547 от 02.07.2019; ст. 27¹ в редакции ЗРУ-1125 от 26.03.2026, на lex.uz помечена «Неофициальный перевод», официальный текст — на узбекском языке): ст. 10, 15, 17, 21, 25, 27¹, 31 — lex.uz/ru/docs/4396428
• Закон от 26.03.2026 № ЗРУ-1125 (новая редакция ст. 27¹; на lex.uz — неофициальный перевод) — lex.uz/docs/8104580
• Постановление Кабинета Министров от 29.07.2026 № 415 «Об утверждении Перечня иностранных государств, обеспечивающих адекватную защиту персональных данных» (на lex.uz: «Текст акта приводится на узбекском языке») — lex.uz/docs/8371371