Учёт товара в магазине: приход, продажа, долги и остаток

Avada · Дата проверки: 5 ноября 2026 г. · Источники — в конце статьи

Коротко

• Учёт товара — одна формула: остаток на начало + приход + возвращено покупателями − продано − возвращено поставщику − списано = остаток, который должен быть на полке. Товар, отданный в долг (насия), — тоже проданный товар; незаписанный долг — одна из самых частых причин «недостачи» (по нашему толкованию, из практики).
• ООО ведёт учёт по бухгалтерскому стандарту (можно и по продажным ценам), ИП — по налоговому законодательству. Для ИП на налоге с оборота точной формы мы не нашли — спросите налоговую инспекцию письменно.
• Приход — с документом: счёт-фактура (как правило, ЭСФ), на груз, привезённый автомобилем, — электронная ТТН. ЭСФ подтверждайте после пересчёта товара (наш совет).
• Учётная программа магазина должна быть подключена к налоговой системе и внесена в реестр.
• Товар, который числится в учёте, но которого нет на месте, или неоприходованный товар — при проверке это сокрытие налоговой базы: штраф 20 % от скрытой суммы и налоги.
• В ООО инвентаризация — не реже раза в год, при смене материально ответственного лица — в день передачи; в торговле продуктами — ежеквартально (по нашему толкованию). Выборочный пересчёт между инвентаризациями показывает расхождение, пока оно маленькое (наш совет).
• У маркированного товара полка, учёт и «Asl belgisi» должны совпадать (наш совет). Штраф продавцу за нарушение правил маркировки — 2 % чистой выручки за последний квартал, повторно в течение года — 20 %; при дистанционной проверке — сначала два предупреждения, затем 0,2–2 %.

Об IT-отделе

Содержание

• Одна формула: откуда берётся остаток
• Два способа: по товарам или по сумме
• Приход: каждый товар с документом
• Расход: продажа, возврат, списание
• 10 минут каждый день
• Пересчёты между ревизиями
• Тетрадь, Excel или программа
• Маркированный товар: сверка с трёх сторон
• Разобранный пример: одна неделя
• Три числа
• При проверке: товара нет на месте или нет в учёте
• Если нашли расхождение
• Что сделать на этой неделе

Вечером владелец магазина считает кассу — деньги видны. Товар не виден: сколько осталось на полке, что не продаётся, что «пропало», показывает только учёт. Эта статья — о днях между ревизиями: как товар приходит и уходит, где вести остаток и как заметить расхождение рано. Сама инвентаризация, приказ и описи — в статье Документы инвентаризации.

Одна формула: откуда берётся остаток

Ожидаемый остаток = остаток на начало + приход + возвращено покупателями − продано − возвращено поставщику − списано.

Насчитали меньше — недостача, больше — излишек. Формулу ведут по каждому товару (штуки, кг, литры) или по всему магазину в деньгах (в продажных ценах) — ниже два способа.

Насия (в долг). Покупатель унёс товар, деньги принесёт позже. Для товара это продажа: с полки ушло. Для денег — долг: в кассу не пришло. Налоговый кодекс тоже относит к обороту по реализации передачу «права собственности на товар на возмездной основе» (ст. 239 п. 1), в том числе в рассрочку (п. 4). Поэтому две проверки отдельно (по нашему толкованию):

• Товар: насия входит в графу «продано».
• Деньги: выручка (наличные, карта и QR вместе) = продано за день − отдано в долг за день + погашенные за день долги.

Если долг записан в тетрадь, но в учёте товара не показан как продажа, ревизия покажет «недостачу», хотя товар у покупателя. Правила розничной торговли не устанавливают, как оформлять продажу в долг; они лишь требуют сообщать покупателю о формах обслуживания, в том числе о продаже в кредит (постановление № 75, п. 17). Когда выдавать кассовый чек при продаже в долг — спросите налоговую инспекцию письменно.

Два способа: по товарам или по сумме

• По товарам (в количестве). По каждой позиции — штуки или кг. Видно, какой именно товар уходит; для этого каждая продажа записывается по названию — со штрихкодом и программой просто, в тетради трудно.
• По сумме (в продажных ценах). Приход пишут в продажных ценах, продажи — суммой из кассы. Просто для магазина с множеством дешёвых позиций. Минус: не видно, в каком товаре расхождение; при смене цен остаток нужно переоценить.

По нашему толкованию, для ООО допустимы оба способа. НСБУ № 4 разрешает торговым организациям отражать купленные товары по продажной стоимости с отдельным учётом наценок (скидок) на счетах бухгалтерского учёта (п. 30); себестоимость проданного — продажная стоимость минус приходящаяся на неё наценка (п. 61). Учёт ведётся по непрерывной (постоянной) или периодической системе (п. 103): при непрерывной остаток известен каждый день, при периодической — только после инвентаризации (пп. 104, 105). Выбор записывается в учётной политике. Упрощённый порядок для малого бизнеса (НСБУ № 20) добровольный, но товар всё равно оценивается по НСБУ № 4. (Тексты НСБУ № 4 и № 20 на lex.uz есть только на узбекском; пересказ наш.)

Для ИП Закон о бухгалтерском учёте говорит: учёт ведётся «в порядке, установленном законодательством» (ст. 6), а НСБУ № 20 отсылает к налоговому законодательству (п. 2). ИП в торговле, платящий налог по главе 51 Налогового кодекса, ведёт две книги: «книга учета налогооблагаемых доходов и товарных операций …» и «книга товарных чеков»; они «должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью соответствующего налогового органа» и хранятся три года с последней записи (ст. 359). Для ИП на налоге с оборота в прочитанных нами текстах такого требования нет — спросите свою налоговую инспекцию письменно. Какой бы налог вы ни платили, проверяющий сверяет цифру из учёта с полкой (ст. 223, ниже), поэтому учёт товара стоит вести и ИП (наш совет).

Наш совет: много дешёвых позиций — по сумме, а 20 дорогих и часто «пропадающих» товаров — отдельно в количестве.

Приход: каждый товар с документом

• Счёт-фактура. По редакции Налогового кодекса, действующей с 1 января 2026 года, ООО, ИП и самозанятые, продающие товар, выставляют покупателю счёт-фактуру, как правило, электронную (Налоговый кодекс, ст. 47, ч. 1–2; русский текст ч. 1 на lex.uz помечен как неофициальный перевод). Если продавец выдал кассовый чек, счёт-фактура не нужна (ч. 3) — так с товаром, купленным в другом магазине по чеку. Если вы ООО — плательщик НДС, уточните у бухгалтера, как такая покупка влияет на зачёт НДС.
• Подтверждение ЭСФ. Поступившую ЭСФ покупатель подтверждает электронной цифровой подписью или отклоняет с указанием причины (Положение, утверждённое постановлением № 522, п. 16; текст Положения — на узбекском). Наш совет: не подтверждайте ЭСФ, пока не пересчитали товар.
• Электронная ТТН. На груз, перевозимый автомобилем, грузоотправитель оформляет э-ТТН; без неё передавать груз и принимать его к перевозке запрещено (постановление № 249, приложение 4, пп. 4, 16). Если груз несут в руках или везут на тележке, э-ТТН не оформляется (п. 24). К э-ТТН на маркированный товар прикрепляются коды маркировки (п. 13).
• Товар без документа. В ООО, если документ от поставщика не получен, операция всё равно отражается в учёте с оформлением соответствующего первичного документа (Закон о бухгалтерском учёте, ст. 14). Особой формы для покупки у частного лица мы не нашли.

Ежедневный порядок (наш совет): принимающий сверяет количество с документом на весах или пересчётом, расхождение записывает в документ и подписывает с представителем поставщика; приход вносится в учёт в тот же день.

Расход: продажа, возврат, списание

• Продажа — через кассу: на каждый платёж фискальный чек. Автоматизированные средства учёта (информационные системы, программные продукты), которые используют в рознице, должны быть в обязательном порядке интегрированы с информационными системами налоговых органов и внесены в Государственный реестр; по нашему толкованию, это касается и учётной программы, которая не выдаёт чеки. В торговой точке одновременно с кассой из реестра запрещено использовать иные (вторичные) системы учёта фискальных данных (Положение, утверждённое постановлением № 943, п. 4; текст Положения — на узбекском). Подробно — в статье Виртуальная касса или онлайн-ККМ.
• Возврат поставщику — по нашему толкованию, тоже с документом, в порядке, согласованном с поставщиком (ЭСФ или документ на возврат). Отдельной формы мы не нашли.
• Испорченный, разбитый, просроченный товар списывается: из-за непригодности по истечении срока хранения либо при выявлении недостачи, утраты или повреждения (бой, раскол) (НСБУ № 4, п. 58). Обязательной формы акта мы не нашли. У ООО в документе о списании должны быть реквизиты первичного документа (ИП советуем так же): название магазина; название, номер и дата документа; товар, количество и сумма; ответственные лица и подписи (Закон о бухгалтерском учёте, ст. 14).
• Налоги (для плательщиков НДС и налога на прибыль). По товару, испорченному или утраченному сверх норм естественной убыли, зачтённый НДС корректируется (возвращается); чрезвычайные обстоятельства (пожар, стихийное бедствие, авария) — исключение (Налоговый кодекс, ст. 269). Потери сверх норм и недостачи, виновники которых не установлены, при налоге на прибыль не вычитаются (ст. 317, пп. 1, 10). Плательщика налога с оборота эти два правила, по нашему толкованию, не касаются: у него нет ни зачтённого НДС, ни вычета расходов.
• Нормы. Их устанавливает уполномоченный орган, а при их отсутствии — налогоплательщик (ст. 269, 317). На lex.uz мы нашли только нормы для свежих овощей и фруктов, картофеля, бахчевых и винограда; к товару, принятому поштучно и в упаковке, они не применяются (рег. № 2824). Норм для других товаров мы не нашли; для зерновых может быть отдельная норма — уточните у бухгалтера. Наш совет: свои нормы утвердите письменно и обоснованно в учётной политике и согласуйте с бухгалтером.

10 минут каждый день

Наш совет — при закрытии:

1. Сегодняшние приходные документы внесены в учёт, ЭСФ подтверждены?
2. Итог дня кассы — в графу продаж.
3. Тетрадь долгов: кто что взял сегодня, кто вернул.
4. Списанный товар: с причиной и подписью.
5. Сегодняшний выборочный пересчёт: 3–5 позиций (ниже).

Пересчёты между ревизиями

Выборочный пересчёт. Выберите 20 «рискованных» позиций: самые дорогие, самые ходовые и чаще всего «пропадающие». Каждый день считайте 3–5 из них — так каждая пересчитана хотя бы раз в месяц. Считают, не глядя в учётную цифру, потом сверяют (наш совет). Это не заменяет инвентаризацию: когда она обязательна — в руководстве.

При смене продавца. В ООО при смене материально ответственного лица инвентаризация проводится в день передачи дел (таблица в руководстве). И в маленьком магазине уходящий и приходящий продавцы считают вместе, оба подписывают список (наш совет). Один из случаев полной материальной ответственности — недостача ценностей, вверенных «на основании договора о полной материальной ответственности» (Трудовой кодекс, ст. 342 п. 1; договор — ст. 343). Поэтому с продавцом нужен такой письменный договор (с работником не моложе 18 лет, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, — ст. 343).

Тетрадь, Excel или программа

Закон не называет программ. Для ООО регистры бухгалтерского учёта могут создаваться, обрабатываться и храниться в виде электронного документа (Закон о бухгалтерском учёте, ст. 15), если в них есть реквизиты: название регистра, название организации, период, группировка операций по датам, денежный измеритель, подписи ответственных лиц или заменяющие их реквизиты. В автоматизированной системе электронный документ и регистр подтверждаются электронной цифровой подписью составившего их ответственного лица (Положение, утверждённое приказом № 143, п. 5; текст только на узбекском). Опечатанные книги по ст. 359, по нашему толкованию, таблица Excel не заменяет.

• Тетрадь — хватает до 100–200 позиций и одного продавца; ошибку искать трудно (по нашему толкованию).
• Excel или Google-таблица — формула считает сама, но каждую продажу по названию нужно вносить вручную. Относится ли таблица Excel к программным продуктам из п. 4 Положения № 943, прочитанные нами тексты не говорят; спросите налоговую инспекцию письменно. В регистре ООО нужен и денежный измеритель: таблица только в штуках — не полный регистр (по нашему толкованию).
• Программа — продажи приходят из кассы сами, остаток известен каждый день. В рознице она должна быть в реестре и подключена к налоговой системе (выше, п. 4): спросите у продавца программы её номер в реестре письменно.

Сколько хранить. У ООО первичные документы и регистры — не менее пяти лет после отчётного года (Закон о бухгалтерском учёте, ст. 29; приказ № 143, п. 26). Налоговые документы — три года после года уплаты налога (Налоговый кодекс, ст. 22); книги ИП по ст. 359 — три года с последней записи. Документы, оформленные в электронном виде через системы налогового органа, обязательному хранению и сдаче в архив не подлежат (приказ № 143, п. 26; текст только на узбекском); по нашему толкованию, это ЭСФ и э-ТТН. Но Положение об ЭСФ обязывает участников обеспечивать сохранность ЭСФ (постановление № 522, Положение, п. 12) — наш совет: не удаляйте их.

Маркированный товар: сверка с трёх сторон

• При продаже код считывается: магазин, продающий маркированный товар, использует устройство, считывающее штрихкоды и коды маркировки (Правила розничной торговли, п. 21). С 1 сентября 2025 года кассовый чек формируется после ввода кода маркировки, а при вводе ранее использованного кода чек не формируется (постановление ПП-190, п. 7); с 23 января 2026 года это правило есть и в Правилах розничной торговли (дополнение к п. 22 постановлением № 23; русский текст на lex.uz — неофициальный перевод).
• С 1 июля 2026 года коды проверяются при формировании ЭСФ, а в кассовом чеке отражаются коды из «Asl belgisi» (постановление № 23, п. 4).
• Штраф. За нарушение продавцом правил маркировки — 2 % чистой выручки за последний отчётный квартал, повторно в течение года — 20 % (Налоговый кодекс, ст. 227¹). С 1 января 2026 года нарушения выявляются дистанционно через систему налоговых органов: сначала два предупреждения, затем штрафы 0,2, 0,4, 1 и 2 % (постановление ПП-190, п. 8, приложение 2). Штраф по правилам применения ККТ (ст. 221) — другое: за невыданный чек.
• Сверка (наш совет): раз в месяц сравните число маркированного товара на полке, остаток в вашем учёте и число кодов в «Asl belgisi». Как отражать в системе списанный маркированный товар, прочитанные нами документы не говорят — спросите оператора «Asl belgisi» письменно.

Разобранный пример: одна неделя

Условный пример. Магазин и цифры вымышлены.

Возвратов от покупателей на этой неделе не было.

Что видно:

• Мука и сахар — небольшая недостача. У весового товара это часто просыпь или весы. Норм уполномоченного органа для них мы не нашли: если норма есть в вашей учётной политике — в её пределах на расходы, если нет — недостача (сличительная ведомость).
• Чай — из 21 нет 2 (9,5 %). Мелкий, дорогой, помещается в карман: сначала пересчитайте, потом проверьте продажи без чека, потом переставьте полку ближе к кассе.
• Мыло — одно лишнее: одна продажа пробита дважды или другое мыло пробили под названием этого. Излишек, выявленный при инвентаризации, — доход для плательщика налога на прибыль (Налоговый кодекс, ст. 297).
• Вода — полка и учёт совпадают. Две просроченные бутылки списаны; в «Asl belgisi» — в порядке, который назовёт оператор.
• Забытый долг. Если бы продавец не записал 12 кг муки в долг как продажу, ожидаемый остаток был бы 82 кг, и ревизия показала бы «недостачу» 13,5 кг. Прежде чем искать виноватого — тетрадь долгов.

Три числа

• Процент недостачи = разница ÷ ожидаемый остаток × 100. Мука: 1,5 ÷ 70 = 2,1 %. Всегда пишите, к чему считали: к продажам та же разница — 1 % (1,5 ÷ 150).
• Оборачиваемость в днях = средний остаток ÷ продажи в день. Мука: (120 + 68,5) ÷ 2 = 94,25 кг; в день 150 ÷ 7 = 21,4 кг; 4,4 дня. Чай — 19 дней, мыло — 25.
• Точка заказа = продажи в день × дни поставки + запас. Мука: 21,4 × 2 + 15 ≈ 58 кг: когда остаток опустится до 58 кг — заказывайте.

Неходовой товар. Раз в месяц — список позиций без единой продажи за 60 или 90 дней. Они держат деньги: скидка, возврат поставщику или больше не заказывать (наш совет). Если срок истёк — списание, с налоговыми правилами выше.

При проверке: товара нет на месте или нет в учёте

Статья 223 Налогового кодекса относит к сокрытию налоговой базы, в том числе:

• «отсутствие на складе или в месте реализации товаров, числящихся в учете как нереализованные»;
• «хранение, использование и реализация неоформленных (неоприходованных) товаров».

Последствие — «наложение штрафа в размере двадцати процентов от суммы сокрытой (заниженной) налоговой базы», и с этой суммы начисляются налоги. Поэтому долги, списания и приходные документы записывайте в тот же день: проверяющий видит цифру из вашего учёта. Продажа или покупка для продажи товара без документов о качестве — отдельное правило: штраф и конфискация товара (КоАО, ст. 166).

Если нашли расхождение

Пересчитайте; проверьте приходные документы, долги и списания. Если расхождение осталось — сличительная ведомость и решение: Документы инвентаризации. Кто платит — вопрос трудового права: Недостача в кассе или на складе.

Что сделать на этой неделе

1. Запишите на одном листе, как ведётся учёт товара: в количестве или в сумме, непрерывно или периодически; тетрадь, Excel или программа. ООО — в учётной политике; ИП — спросите налоговую инспекцию письменно, какая книга нужна.
2. Свяжите тетрадь долгов с учётом товара: каждый долг — продажа.
3. Сделайте правилом: ЭСФ подтверждается после пересчёта товара.
4. Подготовьте лист списания: дата, товар, количество, сумма, причина, две подписи.
5. Выберите 20 «рискованных» позиций и с этой недели начните выборочный пересчёт.
6. Сделайте правилом совместный пересчёт и подписи при смене продавца; проверьте, есть ли договор о полной материальной ответственности.
7. Если есть маркированный товар: совпадают ли полка, учёт и «Asl belgisi» — проверьте.

Статья — общая информация, не бухгалтерская и не юридическая консультация. Свою ситуацию обсудите с бухгалтером или юристом.